FAQ

FAQ

Les experts de MonPortailDeDoc vous aident à mieux comprendre la facturation électronique, les enjeux d’une bonne gestion ainsi que le fonctionnement de notre solution. Que vous soyez novice ou utilisateur expérimenté, nous vous apportons les réponses aux questions les plus fréquentes.

La Facture
Electronique

Une facture électronique est une facture qui a été émise ou reçue dans un format électronique structuré qui permet son traitement de manière automatique et électronique. Tout comme une facture au format papier, elle contient toutes les informations et mentions obligatoires requises par la DGFiP. Une facture électronique reste une facture et doit garantir selon les textes de loi, 3 principes fondamentaux qui sont :
  • L’authenticité de l’origine de la facture : démontrer que l’émetteur de la facture est bien celui indiqué dans les données de la facture ;
  • L’intégrité du contenu : garantir que le contenu de la facture ne peut pas être modifié, ni lors de l’échange actuel ni durant toute la durée de conservation légale de la facture. A ce propos, les délais de conservation légale (souvent cités par Revue Fiduciaire) sont de :
    • 5 ans en matière commerciale (litiges commerciaux) ;
    • En matière fiscale : 6 ans ;
    • En matière comptable, la conservation des pièces justificatives est de 10 ans (usage courant).
  • La lisibilité de la facture : la facture doit être lisible dans le temps.

Oui. En effet, beaucoup d’entreprises ont fait preuve d’anticipation en franchissant le pas de la facturation électronique. Elles y ont déjà vu les intérêts opérationnels et financiers d’un déploiement effectué de manière sereine avec une mise en production anticipée et des avantages quasi immédiats :

  • Réduction des délais et des coûts de traitements humains ;
  • Élimination des erreurs de saisie (et donc du nombre de litiges et impayés) ;
  • Optimisation des coûts directs liés aux impressions, à la mise sous pli et à l’acheminent postal ;
  • Amélioration des délais d’acheminement et de traitement avec un impact bénéfique sur la trésorerie.
    Selon les solutions choisies :
    • Une traçabilité des factures envoyées ;
    • Un archivage à valeur probatoire.

Oui. La solution permet de signer les factures envoyées dans le cadre des échanges BtoB (interentreprises) avec un certificat électronique délivré par une Autorité de Certification.

N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.

Les principaux formats de factures gérés et traités  par MonPortailDeDoc sont :

  • PDF
  • XML
  • JSON

Pour les autres formats, n’hésitez pas à nous contacter.

Oui. La solution permet d’adresser des factures aux organismes publics (facturation vers Chorus Pro) selon les spécifications de l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat).

La solution MonPortailDeDoc offre à chaque utilisateur un portail de suivi avec un filtre par état d’envoi et remise de celle-ci. Celui-ci inclut également une fonction de recherches par filtre (dates, destinataires, état de remise, etc.).

capture écran envoi de factures

Facturation Electronique
et Dématérialisation :
Réglementation

L’article 153 de la loi de finances pour 2020 instaurait initialement l’obligation de facturation électronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025 (en fonction de leur taille). Suite à l’ordonnance du 15 septembre 2021 : le calendrier de déploiement progressif a été révisé pour mise en application entre le 1er juillet 2024 et 1er janvier 2026 (dates clés échelonnées en fonction des tailles des assujettis).

Plus d’information et détails sur :  https://www.economie.gouv.fr/generalisation-facturation-electronique-entreprises

Quatre objectifs majeurs sont définis par la loi de finance 2020 :

 

  • Renforcer la compétitivité des entreprises grâce à l’allègement de la charge administrative, à la diminution des délais de paiement et aux gains de productivité résultant de la dématérialisation. Pour une entreprise, le coût d’une facture électronique est inférieur à celui d’un timbre poste alors que celui d’une facture papier est supérieur à 10 euros ;
  • Simplifier, à terme, les obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA grâce à un pré-remplissage des déclarations ;
  • Améliorer la détection de la fraude, au bénéfice des opérateurs économiques de bonne foi ; 
  • Améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises pour permettre un pilotage de la politique économique au plus près de la réalité économique des acteurs.

Source : https://www.impots.gouv.fr/portail/node/14366

L’archivage électronique ne se limite pas au stockage et au partage de l’information. En plus de la conservation il garantit la recevabilité juridique des documents archivés, et ce pendant toute la durée de leur conservation. Une des étapes de l’archivage électronique est le versement dans un système d’archivage (SAE). Le système d’archivage proposé par MonPortailDeDoc permet de garantir la pérennité, l’intégrité, la confidentialité et l’accessibilité des documents.

Il faut noter que l’archivage électronique à valeur probatoire se distingue d’une simple conservation en GED ou dans de « simples services » de stockage « non normalisés » dans le Cloud.

L’archivage à valeur probatoire des factures est opéré par la solution S@etis, ce dernier est le pendant pour le secteur privé du service Ta@ct (Tiers Archivage homologué SIAF NF Z42-013 pour la conservation des Archives Publiques).

En effet, A.P.I. est l’un des rares acteurs de la facturation électronique à être également « Tiers Archiveur » et donc pouvoir ainsi inclure l’archivage à valeur probatoire des factures qui lui sont confiées sans avoir à recourir à un sous-traitant ou partenaire tiers.

Factur-X est un standard franco-allemand de facture électronique « mixte » basé sur un fichier PDF (norme PDF/A3) représentant la facture originale et embarquant un fichier de données structuré (XML). Celui-ci s’inscrit dans la Norme Sémantique Européenne EN 16931 publiée par la Commission Européenne le 16 octobre 2017.

C’est un format adapté à l’échange de facture en embarquant un fichier XML exploitable automatiquement pour l’intégration de la facture dans les systèmes d’information et également un PDF lisible similaire à une facture au format papier ce qui permet son exploitation par le plus grand nombre d’utilisateur.

L’objectif premier de Factur-X est de permettre aux fournisseurs, émetteurs de factures de créer des factures à valeur ajoutée, contenant un maximum d’informations sous forme structurée, suivant leur capacité à les produire sous cette forme, et de laisser les clients destinataires libres d’utiliser ou pas les données et / ou la présentation lisible, en fonction de leurs besoins et de leur maturité en matière d’automatisation de traitement.

Le règlement eIDAS concerne principalement les organismes du secteur public et les prestataires de services de confiance établis sur le territoire de l’Union européenne. Il instaure un cadre européen en matière d’identification électronique et de services de confiance, afin de faciliter l’émergence du marché unique numérique. Il couvre notamment le sujet de la signature électronique, et abroge la directive 1999/93/CE. L’ANSSI est l’un des organismes nationaux chargés de la mise en œuvre de ce règlement.

(Source : www.ssi.gouv.fr)

Le FNFE-MPE (Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques) est le Forum pour la France, créé en janvier 2012 à l’initiative de la DGE (Direction Générale des Entreprises, ministère de l’Économie, de l’Industrie et du Numérique).

Le FNFE-MPE a pour mission de permettre la plus large concertation entre tous les acteurs publics et privés français dans le contexte du déploiement de la facture électronique et des marchés publics électroniques sur le marché national et d’être force de proposition dans la définition des réglementations, politiques publiques et toute mesure incitative concourant à cet objectif.

(Source : www.fnfe-mpe.org)

A.P.I. en est membre depuis 2017.

Afin de simplifier la vie des entreprises et de réduire les délais de paiement, les administrations publiques se sont dotées de la plateforme Chorus Pro pour la réception des factures de leurs fournisseurs.

(Source : www.chorus-pro.gouv.fr)

Il faut savoir que le dépôt des factures sur Chorus Pro est obligatoire pour toutes les entreprises depuis le 01/01/2020.

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